Виктория Тозик
Расчеты с поставщиками и покупателями осуществляют на основании заключенных договоров. Зачастую приходится готовить и распечатывать однотипные договоры, изменяя только данные контрагентов, что отнимает много времени. В программе «1С:Бухгалтерия», начиная с релиза конфигурации 3.0.37.21, появилась возможность формировать необходимые договоры непосредственно из программы. Для этого в 1С 8.3 используют шаблоны договоров. Их можно будет также распечатывать и отправлять по электронной почте непосредственно из программы, сохранять на жесткий диск компьютера в разных форматах, как и любой другой документ в 1С.
Текст договора формируется по заранее созданному шаблону. Причем шаблонов может быть неограниченное количество, и хранятся все они в информационной базе данных. Оформляя шаблон договор с контрагентом, мы указываем, в каких местах должны быть его реквизиты, наши реквизиты, где нужно указать номер и дату договора и т.д. Программа сама сформирует печатную форму договора с любым контрагентом в соответствии с этим шаблоном и подставит все его данные из справочника.
Рассмотрим пример создания шаблона договора в «1С:Бухгалтерия 3.0».
Создание шаблона договора. Справочник «Шаблоны договоров»
В программе «1С:Бухгалтерия» для хранения шаблонов договоров предназначен справочник «Шаблоны договоров». Находится он в меню «Справочники», в разделе «Покупки и продажи».
В справочнике уже имеются некоторые виды стандартных договоров. И здесь же, с помощью кнопки «Создать», выбрав команду «Новый шаблон» мы можем создать шаблон своего договора, при этом можно создавать группы шаблонов — кнопка «Создать группу».
Нам откроется форма, для создания шаблона. Зададим ему название. Текст договора можно скопировать из вашего имеющегося договора. Оформление аналогично работе с любым текстовым редактором, используя кнопки на панели инструментов. Мы можем изменять размер и цвет шрифтов, выравнивать текст, вставлять картинки, гиперссылки, но единственное ограничение – не можем вставить таблицу.
После оформления текста у нас возникает вопрос – «Как вставить реквизиты?». Например, нам нужно,чтобы автоматически проставлялась дата и номер договора, подставлялись наши данные и реквизиты выбранного контрагента и т.п.
Установив курсор в нужное положение, зайдем в кнопку «Вставить в текст». В открывшемся списке выберем нужную позицию. Например, нам нужно установить шаблон номера договора. Мы выбираем «Договор» — «Номер». И в указанном месте у нас появляется шаблон вставки номера договора <НомерДоговора>.
Аналогично устанавливаем другие реквизиты – дату, срок действия договора, срок оплаты.
Далее переходим к нашим реквизитам. Также выбираем их, нажав кнопку «Вставить в текст» — «Наши реквизиты», и нажимаем на нужном реквизите. В нашем примере мы хотим вставить в начале текста договора полное наименование нашей организации, выбрав соответственно пункт – «Полное наименование». Аналогично из наших реквизитов заполняются и другие – адрес, ИНН, телефон, руководитель и т.д. В установленном месте документа появляются наши шаблоны реквизитов, выделенные желтым цветом.
Аналогично подбираем шаблоны данных контрагента в нужные места нашего договора: полное наименование, слова в текст договора – именуемый/именуемая (для автоматического определения), банковские реквизиты, адрес и т.д. Все это в дальнейшем будет заполняться из справочников.
При вставке шаблона «Руководитель», мы можем указать, в каком падеже использовать данные. Например, в лице «Кого?» – Иванова Иван Ивановича, устанавливаем «Винительный падеж».
Для подстановки в договор реквизитов счета, мы также можем воспользоваться заложенными шаблонами реквизитов документа – «Вставить в текст» — «Счет на оплату».
Так, после окончания формирования нашего шаблона договора он примет такой вид, где желтым цветом будут обозначены вставленными нами реквизиты. Сохраняем его, нажав кнопку «Записать и закрыть».
Наш шаблон договора появился в списке.
Печать договора из шаблона в 1С из справочника «Договоры»
Проверим, как работает наш шаблон на практике. Зайдем в справочник «Контрагенты». В карточке выбранного контрагента перейдем на вкладку «Договоры».
Обратите внимание, что для заполнения всех полей из шаблона договора, в справочнике «Контрагенты» должны быть заполнены все данные. Например, банковские счета в разделе «Банковские счета», адрес и другие реквизиты, в самом договоре заполнены данные о представителе контрагента – фамилия, должность и на основании чего действуют (Устава, Положения и т.п).
Открыв нужный договор (или создав новый), нажимаем кнопку «Печать» и из предложенного списка шаблонов выбираем созданный нами шаблон договора, в нашем примере – «Договор оказания консультационных услуг».
Нам удалось создать шаблон договора и сформировать из него договор.
Формирование договора из документов 1С
Печать договора доступна и при выписке документов. Например, при формировании документа «Счет», открыв кнопку «Печать», мы также можем распечатать договор, указанный в счете, выбрав его форму из предложенного списка шаблонов.
Полученный документ можно редактировать, форматировать.
Мы можем распечатать, сохранить его, отправить по электронной почте, используя кнопки на панели инструментов.
В 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) появилась совершенно замечательная возможность создания шаблонов договоров с контрагентами.
Что такое шаблон договора? Это когда вы один раз оформляете договор с контрагентом (в текстовом виде) расставляя в каких местах должны быть его реквизиты, в каких местах должны быть наши реквизиты, где нужно указать номер и дату договора и тому подобное. А затем 1С каждый раз сама формирует печатную форму договора с любым контрагентом в соответствии с этим шаблоном.
Вы думаете это сложно? А вот и нет — это проще чем вы думаете и прямо сейчас мы вместе с вами создадим простейший шаблон такого договора.
Для этого зайдём в раздел "Справочники" и откроем пункт "Шаблоны договоров" ( у вас другое меню? ):
Откроется стандартный список шаблонов договоров на оказание услуг, подряда и поставки. Наша задача создать свой шаблон.
Поэтому нажмём кнопку "Создать" на панели инструментов и из выпавшего списка выберем вариант "Новый шаблон":
Откроется окно редактирования шаблона. Сразу введём его наименование и напишем, например, такой текст в самом договоре:
Я не стал использовать никакого оформления для упрощения задачи, но вы можете оформить его как вам потребуется (аналогично документам word). Тут есть возможность даже вставить картинку. Но наша задача сейчас не в этом.
Ткнём мышкой внутри скобок, чтобы перевести туда курсор:
А затем нажмём на панели инструментов кнопку "Вставить в текст" и выберем вариант "Наши реквизиты"->"Полное наименование":
Далее ткнём мышкой в самый конец предложения перед точкой:
И снова на панели инструментов нажмём кнопку "Вставить в текст", но на этот раз укажем вариант "Реквизиты контрагента"->"Полное наименование":
Окончательный вариант нашего шаблона будет выглядеть вот так:
Нажмём кнопку "Записать и закрыть" и убедимся, что наш шаблон добавился в список:
Где и как мы теперь можем использовать наш шаблон?
К примеру, зайдём в любой договор любого контрагента и нажмём кнопку "Договор":
Откроется список шаблонов, выберем наш шаблон и нажмём кнопку "Выбрать":
А вот и окончательная печатная форма договора — 1С сама заполнила реквизиты в указанные нами места в шаблоне:
Чтобы сформировать печатную форму необязательно заходить в сам договор. Если к примеру мы составляем счёт на оплату покупателю, то есть возможность нажать кнопку "Печать" и выбрать вариант "Договор":
Кроме того, при составлении шаблона, есть возможность вставить в договор сумму из счёта на оплату:
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
| Подписывайтесь и получайте новые статьи и обработки на почту (не чаще 1 раза в неделю). |
Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:
Договоры в 1С используют для разделения расчетов с контрагентами по разным сделкам. Также их применяют для контроля за сроками оплаты. Печатную форму сделки можно распечатать из счета на оплату, для этого нужно настроить специальные шаблоны. Далее читайте как сделать договор в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Договоры с контрагентами хранятся в одноименном справочнике. В окне справочника можно добавлять новые контракты, удалять или изменять их. Чаще всего новые сделки создают в реализациях и поступлениях товаров и услуг, счетах на оплату, банковских и кассовых документах.
В 1С в договоре указывают:
- Вид сделки (с поставщиком, покупателем и т.д.);
- Номер и дату;
- Валюту расчетов;
- Срок оплаты в днях.
С помощью срока оплаты в специальных отчетах можно контролировать задолженность покупателей и долги поставщикам. В этих отчетах видна задолженность, разделенная по периодам возникновения. Эти данные используют для работы с дебиторкой и кредиторкой, финансового анализа и расчетов штрафных санкций.
С помощью специальных шаблонов в программе 1С 8.3 Бухгалтерия формируют печатные формы контрактов. В шаблоны можно добавлять свои формы.
Далее читайте инструкцию, как сделать новый договор в 1С 8.3 Бухгалтерия и создать свой шаблон договора в 1С.
Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт
Создайте новый договор в 1С 8.3
Создайте новый контракт вместе с операцией
Новые сделки чаще всего создают при формировании какого-либо документа:
- Счета на оплату;
- Реализации товаров, работ или услуг;
- Поступления товаров;
- Поступления или выбытия с расчетного счета;
- Приходного или расходного кассового ордера.
Расскажем, как сделать новый договор в 1С 8.3 на примере счета на оплату. В других документах сделки создают аналогичным путем.
В форме счета на оплату нажмите на стрелочку в поле «Договор» (1) и кликните на ссылку «Создать» (2). Откроется форма для создания.
В форме укажите:
- Вид договора (3). Выберете один из четырех вариантов, например, «С покупателем»;
- Номер и дату контракта (4);
- Его наименование (5).
Организация и контрагент (6) автоматически подставляются в договор из документа (счета на оплату).
Далее раскройте раздел «Расчеты» (7) и укажите:
- Валюту расчетов (8);
- Тип цен (9). Выберете из справочника нужное значение;
- Срок оплаты в днях (10).
В разделе «Подписи» (11) укажите:
- ФИО и должность представителя контрагента (12);
- ФИО и должность представителя вашей организации (13).
Эти данные понадобятся для формирования печатной формы сделки.
Для сохранения нового договора нажмите кнопку «Записать и закрыть» (14). После этого в форме документа появятся реквизиты нового контракта.
В форме счета в поле «Договор» появились реквизиты нового контракта (15). По одному контрагенту можно создать неограниченное количество сделок. Однако не стоит делать это без особой надобности – чем больше сделок в 1С по контрагенту, тем сложней вести по нему учет.
Создайте новый договор в справочнике
Сделать новый договор в 1С бухгалтерия 8.3 можно в справочнике. Для этого зайдите в раздел «Справочники» (1) и кликните на ссылку «Договоры» (2).
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма для создания.
В форме договора укажите:
- Вашу организацию (4);
- Контрагента (5);
- Вид сделки (6). Выберете из общего списка нужное значение;
- Номер и дату (7);
- Наименование контракта (8).
Также заполните остальные разделы, как написано в предыдущей главе.
Чтобы сохранить новую сделку нажмите кнопку «Записать и закрыть» (9). Теперь новый договор появился в справочнике.
Распечатайте договор с помощью шаблонов
Из счета на оплату можно распечатать контракт. Для этого зайдите в счет (Продажи/Счета покупателям), нажмите на кнопку «Печать» (1) и выберете пункт «Договор» (2). Откроется список шаблонов.
В списке есть готовые шаблоны, входящие в стандартную поставку 1С. Выберете подходящий шаблон (3) и нажмите кнопку «Выбрать» (4). Откроется форма договора для редактирования.
В печатной форме контракта при необходимости внесите изменения и нажмите кнопку «Печать» (5).
Создайте новый шаблон
В окне шаблонов нажмите кнопку «Создать» (1) и выберете пункт «Новый шаблон» (2). Откроется форма для создания нового образца договора.
В открывшейся форме есть пустое окно (3). Скопируйте в него нужный образец, например, из справочных систем или интернет-ресурсов. Затем добавьте в текст нужные реквизиты и другие данные с помощью кнопки «Вставить в текст» (4). Далее укажите название нового шаблона (5) и нажмите кнопку «Записать и закрыть» (6). После этого в списке появится новый шаблон.