Закрытие заказов поставщикам в 1с

Поделиться с друзьями

Области

Реклама

Продукт

Новые обсуждения форума

Статистика

Авторское право

Права на информацию в разделе "Справка УПП", "Справка БП" и "Справка ЗУП" принадлежат фирме 1С (http://1c.ru)

Права на информацию в разделе "Практический опыт" принадлежат Мутовкину А.М.

Перепечатка разрешена только с активной ссылкой на правообладателя.

Документ «Закрытие заказов поставщикам»

Submitted by Гость on пн, 10/10/2011 — 01:50

• 1c.ru
• ЗакрытиеЗаказовПоставщикам
• Справка УПП

Документ «Закрытие заказов поставщикам» предназначен для снятия заказов поставщикам с учета.

В табличной части документа указываются те заказы поставщика, которые необходимо закрыть (снять с учета).

Помимо этого в документе выводится информация о поставщике, которому был оформлен заказ, сумма заказа и фамилия ответственного, оформившего заказ.

Заполнение документа может происходить тремя способами: ручным подбором в табличную часть документов, подлежащих закрытию; введением на основании документа «Заказ поставщику»; с помощью автоматизированного отбора документов по кнопке «Заполнить» .

В автоотборе доступны следующие предустановленные виды заполнения:

• Устаревшие заказы. Отбираются заказы, по которым давно не было никаких движений. А именно: нет размещений из заказов, не было оплаты поставщику, не было поступлений товаров от поставщика, и истек «срок давности». Истечение срока определяется по «дате оплаты» и «дате поступления», установленным в заказах. Срок давности по умолчанию установлен [90 дней] и может быть изменен пользователем в пределах от 0 до 999 дней.
• Исполненные заказы. Исполненными считаются те заказы, по которым: нет задолженности перед поставщиком по оплате, нет задолженности поставщика по отгрузке товара, исполнены (либо отсутствуют) все размещения из заказов покупателей и внутренних заказов. Считается, что все работы по таким заказам успешно завершены и заказы подлежат закрытию. При этом на задолженность поставщика проверяется как сумма недополученного товара по заказу, так и количество товара в табличной части заказа.
• Произвольный отбор. Позволяет пользователю самостоятельно определить все условия отбора.

Отбор производится по следующим параметрам: наличие размещений из заказов; вид документов размещения (например, заказ от покупателя); факт поступления товара; ожидаемая дата поступления; состояние оплаты; дата оплаты. Кроме этого возможен отбор по реквизитам документа: контрагент, договор контрагента, склад и т.д., а также по свойствам и категориям реквизитов.

При использовании отборов по «дате оплаты» и «дате поступления» расчет срока давности (просроченность дат) выполняется с учетом значения параметра «Способ контроля дней задолженности» в настройках параметров учета:

• либо по календарным дням
• либо по рабочим дням (согласно регламентированному производственному календарю)

Документ проводится только в оперативном режиме. При проведении анализируются необходимые остатки на момент документа. Документ списывает все существующие остатки по заказам поставщикам и ожидаемым платежам.

Для каждого заказа поставщику в табличном поле можно указать причину закрытия. На основании данных о причинах закрытия заказов можно сформировать отчет «Анализ причин закрытия заказов».

Заказ клиента является неотъемлемой частью любых продаж. В 1С: Управление торговлей 11.4

Заказ клиента — это документ, который фиксирует запрос клиента на поставку ему товаров или оказание услуг в установленные сроки. На данном документе строится основная работа менеджеров по продажам. Для получения полной и корректной картины по работе отдела продаж очень важно грамотно вести учет заказов в программе 1С.

Однако, в реальной жизни часто случаются ситуации, когда заказ клиента создает значительные проблемы для формирования реальной картины.

Например, это могут быть так называемые устаревшие заказы (клиент сделал заказ, но передумал), которые создают зависшие резервы (товар зарезервирован под заказ клиента, но клиент передумал. Если менеджер по продажам забыл закрыть заказ, то товар физически будет на складе, но его нельзя будет оформить в заказ другому клиенту, поскольку он зарезервирован).

Для того, чтобы избежать такой ситуации необходимо уметь пользоваться механизмом закрытия заказов.

Закрытие заказа подразумевает полную отгрузку заказанного товара и выполнение клиентом обязательств по оплате. В программе 1С: УТ, ред 11.4 закрытым является заказ, имеющий статус Закрыт.

Рассмотрим способы установки данного статуса:

1. Из документа Заказ клиента. Для этого в документе имеется гиперссылка Закрыть заказ

Если в заказе весть товар отгружен, то программа без лишних вопросов установит статус Закрыт.

Если в заказе имеется товар не отгруженный клиенту (не было на складе; заказали у поставщика, но товар еще не поступил; клиент передумал приобретать данный товар), то при нажатии на ссылку Закрыть заказ открывается помощник закрытия заказов, в котором необходимо указать причину отмены неотработанных строк (товар, который был заказан клиентом, но не отгружен ему), после чего программа установит статус Закрыт.

Однако, если в заказе имеется несколько неотработанных строк, то причина отмены, указанная в помощнике закрытия заказов, установится одинаковая на все неотработанные строки. Если причина отмены разная, то необходимо вручную указать причину отмены строк в табличной части документа Заказ клиента
напротив каждой отмененной строки и только после этого закрыть заказ.

2. Из документа Реализация товаров и услуг.

В документе Реализация товаров и услуг на вкладке Основное также имеется гиперссылка Закрыть заказ, при нажатии на которую открывается помощник закрытия заказов. Работает он также как из документа Заказ клиента.

3. Из журнала документов Заказ клиента.

Для группового закрытия отгруженных и оплаченных полностью заказов удобно пользоваться механизмом закрытия заказов из журнала документов.

Для этого необходимо перейти в раздел Продажи → Оптовые продажи→Заказ клиента. В открывшемся списке документов необходимо отфильтровать заказы по текущему состоянию Готов к закрытию (находим заказ с текущим состоянием Готов к закрытию→нажимаем правую кнопку мыши→выбираем строку Найти:Текущее состояние готов к закрытию).

Далее выделяем все отфильтрованные заказы (в журнале только заказы с текущем состоянием Готов к закрытию) с помощью комбинации Ctrl+A и нажимаем кнопку Действия→Закрыть заказы

Для отмены фильтра необходимо нажать кнопку Еще→отменить поиск или нажать крестик в левом углу

Таким образом, закрытие заказов помогает снять резервы с устаревших или не отгруженных заказов и сохранить реальную картину количества товара на складах.

ВАЖНО! В настройках программы есть условие закрытия заказов клиента. Контроль отгрузки и оплаты при закрытии заказа.

Для его установки или отмены необходимо перейти в раздел НСИ и Администрирование → Продажи (подраздел Оптовые продажи) и установить или убрать флаги контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок и контроль оплаты при закрытии заказов и заявок.

Если установлен флаг “Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок” программа не даст закрыть не оплаченные заказы. При установке флага “Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок”, по заказам, отгруженным частично, программа предложит отменить не отработанные строки.

Если установлен флаг “Причины отмены заказов клиентов” ( НСИ и Администрирование → Продажи (подраздел Оптовые продажи) ), то при отмене неотработанных строк программа запросит указать причину отмены строк.

Согласны, что, несмотря на свою значимость и обязательность, эта процедура очень хлопотна и занимает много времени? Однако программисты придумали, как облегчить жизнь менеджеров отдела продаж.

Для облегчения такого полуручного труда теперь есть обработка, которая в автоматическом режиме по расписанию анализирует и закрывает заказы. Ей уже пользуются тысячи счастливых менеджеров отдела продаж, которые занимаются своей основной работой — ПРОДАВАТЬ.

В предыдущих материалах мы рассказали о заказах клиентов (подробнее читайте в статье заказ клиента и продажа товаров по заказу) и их выполнении. Сегодня поговорим о закрытии заказов, а также их оплате и отмене.

Рассмотрим примеры в демонстрационной базе «1С:Управление торговлей» ред. 11.3 (в стандартной поставке, с использованием сведений, занесение которых было показано в прошлых статьях).

Содержание:

Настройки закрытия заказов клиентов

Закрытие заказа клиента подразумевает полное исполнение обязательств по нему – как по отгрузке, так и по оплате. В программе 1С считается закрытым заказ с установленным статусом «Закрыт». Условия, при которых возможно закрытие заказа, зависят от указанных в настройках продаж параметров.

НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи (раскрыть подраздел «Оптовые продажи)

В форме настроек продаж имеются флаги «Контроль отгрузки…» и «Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок». Если они установлены, программа не разрешит закрыть не выполненный или не оплаченный заказ. Здесь же есть флаг, включающий возможность вести учет причин отмены заказов.

По умолчанию в демо-базе все эти настройки включены, в нашем примере они тоже потребуются.

Сводная информация в журнале заказов клиентов

В нашу базу 1С ранее были занесены два заказа клиента, по ним частично произведена отгрузка, оплата пока не поступала. Для просмотра информации откроем журнал заказов:

Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов

Здесь выводятся сведения о каждом заказе: дата создания, сумма, клиент, текущее состояние, срок выполнения, а также процент полученной по заказу оплаты, произведенной отгрузки, имеющегося долга клиента.

Информация. Для заказа, который выполнен частично, по-прежнему отображается текущее состояние «Готов к отгрузке», а для выполненного, но не оплаченного – «Ожидается оплата после отгрузки».

Обратите внимание, что для второго заказа указан процент оплаты – 4%. Откуда взялось это число, если в программу не вводились документы оплаты? Дело в том, что ранее по заказу был оформлен возврат части товаров от клиента (подробнее об оформлении возвратов читайте в статье бракованный товар, претензия клиента, возврат товара), поэтому система зафиксировала уменьшение долга.

Важно. При возврате товаров от клиента происходит уменьшение долга клиента.

Из журнала заказов можно сформировать и отчет о состоянии выполнении заказа – двойным щелчком мыши по ячейке в графе «Текущее состояние» в строке заказа.

Сформируем этот отчет по заказу, по которому произведено 90% отгрузки. В отчете отражены планируемые и фактические суммы отгрузки и оплаты (в том числе просроченная оплата), обеспечение дальнейшей отгрузки по заказу (зарезервированный товар), и уже отгруженные товары:

Аналогично можно сформировать отчет по другому заказу.

Отмена заказа клиента

Предположим, что клиент решил отменить заказ на оставшиеся неполученными товары, так как они ему больше не нужны. Отразим этот факт в программе.

Причины отмены заказа

Поскольку в нашей базе включен учет причин отмены заказов, при отмене заказа клиента нужно будет указать причину. Перейдем в справочник причин отмены заказов.

Продажи – «См. также» – Причины отмены заказов клиентов

В этом справочнике уже есть некоторые позиции, пользователь может создавать новые. Создадим причину «Товар больше не требуется» и запишем ее. По желанию пользователь может ввести и описание причины отмены.

Оформление отмены заказа клиента

Теперь оформим отмену заказа на товары. Откроем заказ клиента. На вкладке «Товары» в табличной части есть графа «Отменено по причине» (для просмотра документа по горизонтали можно использовать полосу прокрутки). Установим в этой графе флаг для товара, который значится зарезервированным, и выберем из выпадающего списка причину отмены.

Статус документа менять не нужно. Проведем и закроем заказ.

Теперь текущее состояние этого заказа изменилось на «Ожидается оплата (после отгрузки)», а процент отгрузки равен 100. Это можно видеть в журнале заказов. Если сформировать отчет о состоянии выполнения заказа, в нем будет отражена отмена заказа на товары.

Таким образом, поскольку заказ на неполученные товары отменен, обязательства по отгрузке по данному документу «Заказ клиента» считаются выполненными.

Оплата заказа клиентом

Получение оплаты наличными

Предположим, что клиент частично оплатил заказ наличными через кассу, а остальное будет перечислено через банк. Для отражения факта оплаты наличными воспользуемся таким способом как ввод на основании. В журнале заказов выделим нужный заказ, нажмем «Создать на основании» и выберем «Приходный кассовый ордер».

Создан кассовый документ с видом операции «Поступление оплаты от клиента», заполненный данными из заказа. Кассу программа указала автоматически согласно настройкам. В качестве документа-основания отобразился заказ клиента, он же указан на вкладке «Расшифровка платежа» как основание платежа. Статья ДДС (движения денежных средств) заполнена автоматически.

Поскольку это частичная оплата, в приходном кассовом ордере на вкладке «Основное» исправим сумму на меньшую, затем проведем и закроем документ.

Приходный кассовый ордер сохранен в соответствующем журнале:

Казначейство – Касса – Приходные кассовые ордера

После отражения частичной оплаты изменился процент оплаты, видимый в журнале заказов клиентов. Если сформировать отчет о состоянии выполнения заказа (двойным щелчком по графе «Текущее состояние»), в нем также будет отражена оплата и оставшийся долг клиента.

Получение оплаты заказа безналичным способом

Оставшуюся часть оплаты клиент перечислил на наш расчетный банковский счет. В реальной работе операции с безналичными денежными средствами обычно загружаются в программу автоматически из системы «Банк-Клиент». Но сейчас, чтобы увидеть результат, мы введем документ поступления безналичных денежных средств на основании заказа.

Выделяем в журнале заказ и нажимаем «Создать на основании – Поступление безналичных ДС». Созданный документ уже заполнен. Сумму программа рассчитала с учетом ранее произведенной оплаты наличными. На вкладке «Расшифровка платежа» отображается основание платежа –заказ клиента.

Поскольку сейчас мы вводим документ без помощи «Банк-Клиента», на вкладке «Основное» вручную укажем номер банковского документа (для примера – произвольно) и его дату, поставим отметку «Проведено банком», также можно написать назначение платежа. При автоматической загрузке этого делать не требуется.

Проведем и закроем документ поступления безналичных денежных средств. Он сохранился в журнале:

Казначейство – Банк – Безналичные платежи

Аналогично отразим получение безналичным способом оплаты от клиента по второму заказу.

Важно. После полной оплаты, если обязательства по отгрузке также полностью выполнены, заказы клиентов находятся в состоянии «Готов к закрытию».

В журнале заказов можно видеть текущее состояние заказов, а также 100-процентную оплату и отгрузку и отсутствие долга клиента.

Закрытие заказов клиентов

Оформить закрытие заказа клиента в 1С можно разными способами:

• В заказе клиента изменить статус на «Закрыт» и провести документ.
• В заказе клиента нажать ссылку «Закрыть заказ».
• В журнале выделить заказ (или несколько заказов, удерживая Ctrl) и нажать «Действия – Закрыть заказы».

В двух последних случаях происходит вызов «Помощника закрытия заказа», в котором отображена информация о текущем состоянии заказа. По кнопке «Выполнить» программа производит закрытие заказа.

После закрытия заказа его статус и текущее состояние изменяется на «Закрыт». Это означает, что работа с заказом завершена.

В следующей статье будет рассмотрено оплата, отмена, закрытие заказов поставщикам.